Cartões corporativos são recursos utilizados pelas empresas para facilitar e dar transparência aos gastos específicos, a serem realizados por seus portadores, em nome da empresa.
Ao abordarmos o que é cartão de crédito corporativo é necessário esclarecer que essa é uma ferramenta que visa dar autonomia e agilidade aos colaboradores que precisem efetuar pagamentos em nome da empresa, sendo emitidos em nome dos respectivos colaboradores.
Cartões corporativos são destinados a pagamentos feitos pelos colaboradores para cobrir despesas de:
- Viagens a trabalho;
- Hospedagens;
- Alimentação;
- Transportes;
- Compras corporativas, entre outras.
Cabe ressaltar outra ferramenta com a mesma finalidade dos cartões corporativos, que são os cartões empresariais, emitidos com o CNPJ da empresa, e fornecidos aos respectivos gestores para gastos específicos relacionados a suas áreas como:
- Reservas de hospedagens;
- Eventos;
- Despesas emergenciais etc.
Principais tipos de cartões corporativos disponíveis no Brasil
No Brasil, existem várias alternativas de cartões de crédito corporativo tanto para o perfil de cartões corporativos como para os cartões empresariais com características que atendem as mais variadas necessidades de uso e controles.
A escolha deve ser direcionada àquele que melhor atenda suas necessidades relacionadas a seus objetivos de controle e segurança. É importante considerar o modelo de operação de cartão mais indicado para a sua empresa e são os seguintes:
· Cartão Corporativo Pré-Pago – funciona com recarga de valor pré-definido como se fosse um cartão de débito, garantindo pagamentos até o valor limite carregado, não permite parcelamentos;
· Cartão Corporativo Pós-Pago – como um cartão de crédito convencional, com limite definido;
· Cartão Corporativo Virtual – versão digital do cartão de crédito tradicional, podendo ser do tipo pós ou pré-pago, indicado para compras on-line;
· Cartão Travel – específico para compras de passagens e hospedagens.
As principais bandeiras no mercado são Visa e Mastercard e como exemplos de opções de tipos de cartões corporativos existem:
| Tipo de Cartão | Vantagens | Diferenciais |
| Itaú Corporate | Permite controle de gastos | Ferramentas de organização e transparência de despesas |
| Clara | Cartões físicos e virtuais integrados com carteiras digitais; Pode não ter cobranças de taxas e anuidade | Acompanhamento de transações em tempo real |
| Conta Simples | Físicos ou virtuais; Limites flexíveis; Possibilita anexar comprovantes de gastos | Permite criar perfis de acesso para monitoramento de gastos; Possibilidade de alterar permissões na plataforma |
| BPP Corp | Conta Digital; Permite uso como crédito ou débito personalizados | Sem custos adicionais; Podem ser personalizados com nomes dos usuários ou áreas |
| Biz | Multibenefícios, antecipação salarial, Multimoedas (nível global) | Personalização, para empresas e Fintechs |
Vantagens dos cartões corporativos para a gestão financeira
Uma boa gestão financeira empresarial depende de processos e controles adequados, eficazes e com a segurança de todas as informações registradas adequadamente, de preferência com acesso aos dados em tempo real, para que possam ser analisados e adequadamente aprovados.
E a tecnologia permite agilizar e fortalecer o ambiente de controle quanto aos cartões corporativos, com diversos ganhos de segurança e controle. Veja as principais vantagens de utilizar cartões corporativos para a gestão financeira empresarial:
· Redução de processos de reembolso – os reembolsos corporativos demandam bastante atenção e cuidados, pois podem ser facilmente objeto de erros ou fraudes, e os cartões corporativos reduzem ou eliminam esse processo;
· Transparência e rastreabilidade das despesas – o controle de despesas se torna efetivo pois viabiliza acompanhar com segurança e em menor tempo, impactando na melhoria da produtividade;
· Economia com relatórios automatizados – integração de dados dos cartões corporativos com demais informações contábeis e gerenciais fortalecer controles melhorando a gestão;
· Autonomia dos colaboradores – permite que as equipes possam ter um ambiente de trabalho mais fluido eliminando burocracia, impactando diretamente na produtividade e no ambiente de trabalho.
Como escolher o melhor cartão corporativo para sua empresa
Cartões corporativos são uma excelente forma de otimizar processos e aumentar a segurança com relação aos gastos; porém, é necessário levar em consideração algumas questões para definir como escolher cartão corporativo que possa atender de forma adequada às necessidades de cada organização.
Na escolha do melhor cartão empresarial ser escolhido, é importante levar em consideração critérios como:
· Tamanho da empresa – verifique as necessidades que possui, os tipos de despesas que serão pagas, quantidade de usuários, taxas e anuidades;
· Frequência de gastos – observe se a frequência de gastos possui alguma limitação em relação ao cartão avaliado;
· Integrações com ERPs – prefira cartões com integração com sistemas de gestão;
· Avalie os benefícios oferecidos – importante analisar prazos de pagamentos, taxas, diferenciais de uso, descontos em parcerias e eventuais aplicações de cashback;
· Analise os suportes oferecidos – facilidade de acesso a central de atendimento;
· Limites personalizados e dashboards – analise os limites concedidos e coberturas oferecidas, assim como a aplicação de uso de dashboards para melhorar a gestão de gastos.
Cartão corporativo x cartão pessoal: riscos de uso indevido
Cartões corporativos são alternativas excelentes para otimizar processos de pagamentos diversos nas empresas. Entretanto, estão sujeitos a riscos como mau uso e fraudes, caso não disponham de controles adequados e que sejam avaliados com frequência por mecanismos validados de controle e, preferencialmente, independentes.
Esse uso indevido de cartão corporativo pode gerar prejuízos bastante grandes. Nesse contexto, a tecnologia tem viabilizado a melhoria de acompanhamentos e indicadores de utilização; porém, é necessário usar esses dados para exercer monitoramento constante sobre as movimentações para minimizar riscos.
Necessário passa a ser, então, definir política de gastos corporativos em conformidade com as normas de uso de cartões, estabelecendo gastos autorizados, assim como os perfis de acesso a tais recursos.
Desvios de condutas devem ser apurados e devidamente punidos e servem para fortalecer os processos. Afinal, a má utilização de cartões corporativos pode gerar processos trabalhistas, inclusive com riscos de dano de imagem para a empresa.
Para se ter a noção da dimensão do risco gerado por mau uso de cartões corporativos, basta lembrarmos que são frequentemente noticiados, até mesmo em atividades governamentais em denúncias por abuso de gastos, falta de transparência e uso para fins particulares. Acompanhar gastos e atuar sobre eles é fundamental para a boa gestão, seja na iniciativa privada, seja na pública.
Boas práticas de gestão de cartões corporativos
Como em qualquer processo, ter uma boa gestão de cartões empresariais é fundamental para reduzir os riscos de fraudes e assegurar as corretas contabilizações de despesas.
O fortalecimento de controle de gastos corporativos permite manter uma adequada gestão de despesas com reflexos nos resultados da empresa.
Existem alguns critérios de controles a ser adotados quanto aos cartões corporativos, que auxiliam nas boas práticas de controle como:
· Defina uma política clara – estabelecendo limites de uso, tipos de gastos, pessoas autorizadas a usar cartões corporativos, definição de responsabilidades, critérios de prestações de contas etc;
· Use plataformas com dashboards e relatórios – recorra à estruturação e transparência de informações de uso, via controles digitais;
· Controle datas de vencimento das faturas e da validade dos cartões – mantenha as datas com rígido controle para evitar atrasos de pagamentos;
· Formalize a entrega dos cartões e devoluções – documente a entrega e devoluções de cartões corporativos, por motivos de desligamentos;
· Faça auditoria e conciliação mensal – controle as movimentações dos cartões corporativos;
· Crie limites por centro de custo – defina no orçamento, os valores limite para cada área, priorizando a saúde financeira do negócio.
Tecnologia e inovação no uso de cartões corporativos
O uso de cartões corporativos permite uma mudança de processos em relação aos gastos rotineiros de uma empresa, conseguindo substituir, com bastante eficiência, os processos de reembolso de gastos, que geravam fragilidades, descontrole e maior esforço para sua execução.
E o desenvolvimento tecnológico viabilizou a oferta de soluções digitais, através de inovação com o uso de cartão virtual corporativo impactando inclusive em boa prática de processo sustentável.
Impactou diretamente também na automação de despesas e controle integrados, com grande destaque para as fintechs para empresas que foram inovadoras em relação ao ambiente de pagamentos tradicional, com soluções modernas e mais completas.
Entre essas empresas podemos citar as soluções oferecidas pelos cartões corporativos da Onfly, Conta Simples e Paytrack Card, que oferecem recursos integrados com plataformas de gestão de despesas e acessos bastante simples, viabilizando controles eficazes.
Regulamentações e transparência no uso dos cartões corporativos
O uso de cartões corporativos também passou a ser adotado na esfera pública, pelos governos Federal, Estaduais e Municipais e foram adotados com o objetivo de melhoria de controles de pagamentos e maior transparência.
Seus gastos são disponibilizados no Portal de Transparência governamental e são acessíveis a qualquer cidadão, que podem acompanhar as movimentações realizadas pelo respectivo cartão de pagamento do governo com os valores totais gastos; importante notar que esse acesso é regulado pela Lei de Acesso à Informação.
Os gastos devem ser relacionados a despesas emergenciais, ou de pequeno valor, bem como viagens, e gastos sigilosos, além de adiantamentos para pagamento à vista, todas as regras estão definidas em Portaria Normativa do Ministério da Fazenda.
Importante em cartões corporativos é que seus gastos devem ter a maior transparência possível, porém que a atuação permanente para suas avaliações seja o elemento de controle fundamental para reduzir os riscos de mau uso e desvios.
Saiba mais
O que pode ser pago com o cartão corporativo? Pequenas despesas e gastos com viagens, alimentação, hospedagem etc
Qual a diferença entre cartão corporativo e empresarial? O cartão corporativo destina-se a gastos operacionais ficando em poder de colaboradores autorizados. O empresarial para despesas corporativas geradas pelos gestores.
Como funciona um cartão corporativo pré-pago? Necessário disponibilizar previamente um valor, que será o limite para pagamentos, com recargas, sempre que for preciso
Como controlar os gastos do cartão corporativo? Atuando sobre lançamentos realizados e estabelecendo normas e políticas de uso.
Quem pode ter um cartão corporativo? As empresas devem definir os respectivos colaboradores que receberão os cartões, de acordo com sua Política de Uso de cartões
O uso de cartões corporativos deve ser cada vez mais incentivado para empresas que tenham o foco em fortalecimento de controles e melhoria de governança de suas operações.
Sendo de grande valia para o controle de gastos e gestão financeira. Para saber mais sobre controle de gastos e gestão de pagamentos corporativos, siga o blog da biz.
